Modelo Gestión Documental para optimizar procesos en la ESPOCH. - Reina Haro, Diego Marcelo (2012)
Se presenta la propuesta de “Modelo de Gestión Documental para optimizar procesos en la ESPOCH”, con la visión de optimizar recursos en el proceso de remuneraciones de la institución. Los empleados, trabajadores, beneficiarios y encargados de producir, manipular y consultar este tipo de documentación obtendrán los conocimientos necesarios en cuanto a gestión documental y los procesos archivísticos para determinar el contenido de documentos, oficios, roles , etc. y mantenerlos organizados. Se expone cinco fases que deben ser considerados en la implementación, primero la Definición del Proyecto Documental que exprese la inclusión del SGD en la Institución, dicho plan debe contemplar aspectos como objetivos, misión y visión institucional. La segunda fase menciona el Análisis del Sistema Actual, el alcance, los procesos, los actores internos y externos. La tercera fase, contempla el diseño del SGD con: identificación de necesidades, definición de documentos, y la construcción del lenguaje documental o la utilización de un software existente, el cual se recomienda utilizar el Sistema QUIPUX para el proceso documental. La cuarta fase involucra la implantación del SGD, instalación, configuración y puesta en marcha del Sistema de Gestión Documental; y la quinta fase incluye el control y mantenimiento del SGD. Se establecen como conclusiones, que utilizando esta metodología se logra Optimizar los recursos inmersos en el proceso de Remuneraciones, tomando en cuenta el ciclo vital documental de la Organización se mejorará el manejo y control de calidad en todas sus etapas y se aprovechará los cambios en las nuevas tecnologías de la información.