Diseño de un modelo matemático para la asignación de personal a múltiples trabajos de mantenimiento de una institución pública - Di Mattia Castro, Gianfranco (2014)
Desde el año 2008, cuando la Institución Pública, objeto de estudio, se vio en la necesidad de llevar un mejor control de trabajos realizados, trabajos programados y materiales entregados al personal del Departamento de Mantenimiento, debido a auditorías internas y externas a la que fue sometida el Departamento en mención, inclusive a las no conformidades observadas en el proceso de asignación, se tuvo que contratar a una empresa, para crear el Sistema de Mantenimiento Programado (SMPROG), el cual después de algunas reuniones sostenidas con personal responsable del área de Mantenimiento fue incorporado paulatinamente a todo el sistema informático de la Empresa. Esto se lo hizo de esa manera, ya que anteriormente, los trabajos eran solicitados al Departamento de Mantenimiento telefónicamente, esto traía problemas ya que no todos los trabajos eran registrados y muchos de los clientes internos-dependencias de la Institución Publica se quejaban de la tardanza o la no realización de trabajos solicitados. Cuando se implementó el Sistema, después de varias reuniones, se quedó en que se lo iba a realizar por partes o periodos. En un primer periodo se iba a visitar a todas las dependencias de la Empresa para instalar el SMPROG en cada computadora de la persona responsable de cada área de la Empresa en mención, esto tomó al personal de informática casi un mes. Luego de la instalación del SMPROG en cada computadora de la persona responsable de cada área, se decidió instalar la base de datos en el centro de servicios Diseño de un modelo Matemático para la asignación de personal a múltiples trabajos de mantenimiento de una Institución Pública Maestría en Control de Operaciones y Gestión Logística FCNM Capítulo I - 9 ESPOL informáticos de la Empresa, para poder llevar respaldo de los trabajos y que cada pedido pasará por el servidor principal del mencionado centro de servicios informáticos. Se hicieron pruebas iniciales creando trabajos ficticios para ir enseñando a las personas responsables de las diferentes dependencias de la Empresa cómo funciona el SMPROG, así como enseñando a las personas responsables del Departamento de Mantenimiento, como recibían y como tenían que despachar estas solicitudes y luego generar un número de orden de trabajo. Esta segunda fase duró casi dos meses después de la implementación, para eso ya se estaba llevando un mejor control de los trabajos solicitados, trabajo anulados, trabajos realizados y materiales solicitados, ya que este sistema de Mantenimiento Programado internamente tiene esas opciones de aplicación. Funciona de la siguiente manera: Primero el cliente en su computadora solicita el trabajo requerido buscando dentro de las opciones que contempla el SMPROG, como: Electricidad, Soldadura, Aire Acondicionado y Refrigeración, Carpintería, Aluminio-Vidrio, Gasfitería, Pintura y Servicios Varios. Segundo, en Mantenimiento la persona responsable abre el Sistema y busca lo solicitado por los clientes internos, asignando de acuerdo al pedido el trabajo a un técnico del área solicitada. Tercero, este, tiene dos días para revisar el trabajo asignado a él y el Sistema le da una calificación de 0 o 20 si el técnico revisó o no la orden de trabajo entregado a este. Internamente el SMPROG tiene un tiempo programado. Cuarto, Cuando el técnico del área que fuere realiza el trabajo, debe ingresarlo al Sistema el mismo, con su número de cédula, que funciona como clave y entregarlo a la persona encargada de cerrarlo en el Sistema (el cual tiene instalado en su computadora), para cerrar el ciclo del trabajo solicitado. Quinto, Si no sucede lo mencionado anteriormente, el técnico del área que fuere, genera una solicitud de pedido de materiales, la cual debe también ser ingresada por él, al Sistema y entregarla a la persona encargada, para que él también lo ingrese al Sistema, pero como listado de materiales. En Diseño de un modelo Matemático para la asignación de personal a múltiples trabajos de mantenimiento de una Institución Pública Maestría en Control de Operaciones y Gestión Logística FCNM Capítulo I - 10 ESPOL ese momento la historia es otra ya que intervienen otros factores que no son considerados en este trabajo. Desde la implementación del SMPROG hasta estos días actuales, el problema es que existen trabajos represados de años anteriores como 2010, 2011 y 2012, 2013cuya suma nos da un 20% de trabajos no realizados en todas a las áreas los cuales debilitan el funcionamiento del Departamento de Mantenimiento, a pesar que en la auditorías externas e internas no han existido ninguna no conformidad, pero si observaciones para fortalecer el Sistema y el funcionamiento óptimo de Mantenimiento. Aquí es donde esta tesis va a atacar el problema, en verificar si el personal con el que cuenta el Departamento de Mantenimiento es el adecuado, así como la asignación de trabajos o de material está acorde a las políticas de la Institución Pública