Análisis, desarrollo e implementación de un sistema de gestión de alquiler de menajes para eventos sociales. Caso de estudio: A & A toldos y vajillas de alquiler - Alobuela Carrillo, José Andrés (2020)
En este mundo actual, la tecnología está teniendo un gran grado de importancia en todos los ámbitos, principalmente en el ámbito de los negocios es un auge que está teniendo gran crecimiento. A medida que pasa el tiempo, el sector de los negocios se va inclinando a la tecnología e innovando. En un mundo competitivo, las empresas trabajan por crecer y estar en la cumbre, creando una contienda entre ellas, estas buscan la excelencia y alta productividad. Para ello, en la actualidad se puede lograr implementando diferentes herramientas tecnológicas en la empresa, con esto se puede obtener el control de operaciones y procesos realizados, por lo que la información tiene importancia vital en la elección de decisiones. La gestión que se realice con la información es esencial para alcanzar altos niveles de productividad en la empresa y para el alcance de sus objetivos. Para el alcance de máxima efectividad en productividad, las empresas se enfrentan constantemente al reto de manufacturar más, evitando gastar menos recursos. Las organizaciones buscan alternativas de mejorar la gestión de procesos de una manera que reduzca la disminución de costos mediante la automatización de ellos con sistemas que permitan mejorar sus procesos. El motivo de la optimización de procesos es la reducción o la eliminación de recursos y gastos innecesarios que puede tener la organización. Se debe entender que automatizar es mejorar los procesos de la empresa a través de la simplificación de estos para integrar procesos internos, con ello se pretende ahorrar tiempo y dinero a través de estos sistemas de información. “Un sistema de información en la empresa debe servir para captar la información que esta necesite y ponerla, con las transformaciones necesarias, en poder de aquellos miembros de la empresa que la requieran, bien sea para la toma de decisiones, bien sea para el control estratégico, o para la puesta en práctica de las decisiones aprobadas” (Meguzzato y Renau, 1991). El sistema informático comprende de una compleja interconexión de amplios componentes de hardware y software, los cuales permiten manejar grandes cantidades de datos y proporcionar valiosa información a múltiples decisiones de la empresa. “Dado el importante papel que los sistemas de la información tienen asignado, consideramos que las organizaciones actuales no pueden ser dirigidas eficiente y eficazmente sin los sistemas de información que son construidos utilizando una serie de tecnologías de la información. La tecnología de la información surge con un aspecto fundamental, ya que facilita a gestión de empresas tanto pequeñas como grandes y posibilita la búsqueda de ventajas competitivas” (Rafael Lapiedra, 2011). La información es una parte vital la cual, fluye por toda la organización como si fuera un canal, por cauces formales e informales, y en sentido horizontal y vertical. El sistema de información que puede tener la empresa constituye el pilar estructura organizativa que debe gestionar dichos flujos de información con excelente eficacia para acoplarse a las funciones de la organización de acuerdo con su enfoque y visión. Lo esencial de todo sistema de información es que mediante él se va a proporcionar la información necesaria, en el momento oportuno y con la estructura adecuada, a aquellas personas de la empresa que la requieran, bien sea para la obtención de decisiones, para el control estratégico o para la puesta en práctica de las decisiones adoptadas. “La mayoría de los problemas que aparecen en los sistemas de información empresariales están relacionados con aspectos organizativos, sociales o humanos, frente a los escasos problemas referidos a aspectos técnicos. De esta forma, los directivos se deben concentrar en la adecuada aplicación estratégica y táctica de los sistemas de información” (Rafael Lapiedra, 2011). Descripción de la Problemática La realización de eventos sociales en la actualidad ha tomado un alto grado de importancia ya que siempre hay un motivo por el cual una persona puede realizar un evento. Para ello las personas no siempre se tiene los artículos necesarios para la realización del evento, a consecuencia de ello, se opta por alquilar diferentes menajes. El giro del negocio de la empresa A&A TOLDOS Y VAJILLAS CIA.LTDA, es el alquiler de diferentes menajes para distintos eventos sociales, negocio que es exigido porque existe mucha competencia, lo que obliga a la mejora de su gestión y a automatizar sus principales procesos de la cadena de valor, que, al tener registros manuales en cuadernos, se tienen procesos lentos, tediosos y sin control, resultando un efecto negativo en el servicio del cliente. La empresa tiene la necesidad de ampliar sus servicios captando más clientes, razón por la cual urge el mejoramiento de la gestión de alquiler de menajes, el registro de salida y entrega de material y control de inventario, situación que se pretende mejorar con la implementación de un sistema web para automatizar, controlar y hacer seguimiento de los principales procesos de la empresa, en un ambiente ágil y amigable. De este modo se tendrá un mejor manejo de la gestión de los artículos que se alquila para la realización de eventos sociales.