Desarrollo e implementación de un sistema de seguimiento y control administrativo de manejo de los recursos de un conjunto habitacional. Caso de estudio: Casales Buenaventura - Esparza Melo, Angel David (2020)
El Conjunto Casales Buenaventura se encuentra ubicado en la ciudad de Quito parroquia Calderón, tiene 800 unidades de vivienda donde habitan aproximadamente 3200 personas; está regentado bajo la Ley de Propiedad Horizontal, su reglamento y normativa interna para todos los residentes. El conjunto Casales está dividido en cuatro etapas; de las cuales las unidades de vivienda y su población se encuentran distribuidas de la siguiente manera: Tabla 1. Organización de Viviendas del Conjunto Casales ETAPA UNIDADES DE VIVIENDA POBLACIÓN APROXIMADA Primera 190 760 Segunda 214 856 Tercera 196 784 Cuarta 200 800 TOTAL 800 3200 Cada etapa tiene su propia administración y presupuesto, además cuenta con su propia dirección y administración conformada por un presidente, un representante de cada pasaje y un administrador quienes conforman la planta directiva; por consiguiente el manejo económico es gestionado independientemente en cada etapa. Este proyecto de titulación está dirigido para la segunda etapa, siendo beneficiada con la implantación del software llamado CasalesSoft, puesto que posee mayor población, así como también dispone de más unidades de vivienda. Administración de la Segunda Etapa La máxima autoridad de la etapa es la asamblea general de propietarios, la misma es convocada y se reúne a principios de cada año según el mandato de la ley, reglamento y su normativa interna para el nombramiento de sus directivos y administrador. Además en esta asamblea se establece el valor de la alícuota ordinaria y extraordinaria las cuales son obligatorias para todos los copropietarios. Igualmente se fijan todos los costos por la utilización de las instalaciones y servicios que ofrece la etapa a sus moradores, valores que sirven para solventar los gastos de la etapa como: mantenimiento de instalaciones, seguridad, jardinería, administración, entre otros. Actualmente el administrador de la segunda etapa del conjunto Casales Buenaventura maneja los recursos humanos, materiales y financieros de los propietarios en varios archivos en Excel, Word y en algunas ocasiones manualmente; lo que puede conllevar a registros susceptibles al error o hacer fácilmente modificados por cualquier usuario; del mismo modo estos labores implican el desperdicio de tiempo al trabajar con archivos y registros dispersos; estos datos si bien es cierto están registrados en hojas electrónicas de Excel lo que permite cálculos matemáticos exactos, pero lamentablemente esta configuración resulta dificultosa para personas con conocimientos básicos de Excel ya que necesitará desarrollar fórmulas y otros recursos de Excel avanzados. Además como se mencionó anteriormente esta información es de fácil manipulación, ya que cualquier usuario puede cambiar un valor, celda o fórmula afectando a toda la información y al resultado final; a diferencia este software es totalmente seguro y confiable por cuanto las fórmulas, registros, base de datos, entre otros están programadas internamente en el sistema sin acceso a manipulaciones externas, incluso otro valor agregado serán las validaciones que se implementarán en el sistema para confirmar o negar los cambios antes de guardarlos, así como dar o restringir acceso a distintos tipos de usuarios al igual que a los datos. Incluso por versiones de la directiva del conjunto ha existido varios problemas en el conjunto habitacional entre los directivos, la administración y copropietarios por reportes con información tardía e inclusive incompletos, lo cual ha conllevado a problemas internos por la forma de llevar la administración con el sistema actual. Ante la problemática expuesta, con el fin de dar solución y propiciar la convivencia en el conjunto Casales Buenaventura, estoy convencido que mediante el desarrollo de este software facilitará los labores administrativas financieras de forma automática.