Definición del sistema de gestión documental en la empresa pública importadora EPI EP. - Hidalgo Jarrín, María Fernanda (2016)
La Empresa Pública Importadora EPI EP requiere de manera impostergable de un sistema de gestión documental, compuesto de técnicas archivísticas y herramientas para administrar eficientemente los documentos generados por las actividades de sus dependencia ya que se debe atender los trámites de cada proceso institucional y tomar decisiones finales, además de la necesidad imprescindible de consultar documentos, que los mismos se encuentres organizados y disponibles en tiempo reducido. La administración del sistema de gestión documental de la empresa demandará trabajo permanente, razón por la que se propone la creación legal de una unidad que se encargará de su funcionamiento que, debe contar con un equipo de trabajo especializado encargado de gestionar los documentos de manera técnica, logrando ahorro de tiempo, dinero y brindando a la empresa prestigio por el buen servicio que ofrecerá, se evita gastos innecesarios por la demora en encontrarlos o por su pérdida y/o la duplicidad de tareas. El simple hecho de que la empresa cuente con el sistema de gestión documental dará cumplimiento a actividades metodológicas desde la formación de los documentos con el registro y entrada, la entrega inmediata del trámite al proceso encargado de realízalo y su retroalimentación. Además, conforme el ciclo vital de los documentos (activos, pasivos, intermedios e históricos) y a la normativa de gestión documental vigente, velará por el buen manejo de la organización, descripción, transferencia, depuración, conservación y acceso a los documentos acorde a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.