Validación de la estructura organizacional para la gestión de calidad de los procesos administrativos de la Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión”, Núcleo de Bolívar; en el año 2011 - Saltos Chacán, Mónica Del Rocío (2012)
El desarrollo de la validación de la Estructura organizacional para la calidad de la gestión de los procesos de la Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión”, Núcleo de Bolívar, puede resultar a simple juicio una imaginación, pero la celeridad con la que se presentan los cambios en el mundo actual, el predominio de las corrientes de modernización que afrontan los distintos países e instituciones, orientan a las organizaciones a definir su manera de gestión, así como a diseñar su presente y futuro. A la Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión” Núcleo de Bolívar, le atañe enfrentar el siglo XXI con un modelo de gestión conforme con los nuevos escenarios de inéditos desafíos y paradigmas preponderantes, así como un alto nivel de competitividad de las instituciones. Alcanzar este desafío implica entre otros el estructurar una organización por procesos, realizar cambios fundamentales y rediseñar el trabajo en equipos de participación mutua, que garanticen servicios y/o productos con estándares de calidad a sus clientes internos y externos; de esta manera surgirá una organización capaz de enfrentar con seguridad el tercer milenio y sus interesantes desafíos. El presente trabajo de investigación pretende que la Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión” Núcleo de Bolívar (CCENB), aplique esta estructura de organización para acceder a mejorar su productividad como unidad generadora de valor. Lo servidores públicos de la CCENB, conscientes de que la propia Institución, la sociedad ecuatoriana, y el mundo moderno caracterizado por los grandes avances tecnológicos, les exige resultados inmediatos y permanentes, en la entrega de productos y/o servicios que satisfagan necesidades y expectativas, enfrentando de esta manera al ser humano ante sí mismo y ante sus valores, hábitos y actitudes, en razón de que en las unidades administrativas financieras actualmente uno de sus principales objetivos es el de generar en el desarrollo de sus actividades el mayor valor agregado, ante esta realidad se establece que es determinante instaurar cambios en la forma de organización a todo nivel, donde la eficacia, eficiencia y efectividad, se vea reflejada en su estructura organizacional por procesos, porque las prioridades que se plantea son cómo mejorar los procesos, enfoque en el cliente, gestión de procesos, calidad total, mejoramiento 11 continuo, entre otros; que permitan administrar los recursos asignados eficientemente, lograr los objetivos eficazmente, y ser efectivos en la satisfacción de necesidades y expectativas de clientes internos como externos. Ante los cambios acelerados y dinámicos escenarios, la CCENB no presenta una estructura organizacional que reaccione con rapidez a cambios en su medio, sobre todo si recibe presiones externas (gobierno u organismos nacionales e internacionales), además el ambiente altamente competitivo y la presión de siempre estar generando resultados, hace necesaria la visión para actualizar la organización por parte de quienes la integran, que ha limitado generar y mantener el desarrollo del Sector, crear una mentalidad de pensamiento estratégico basada en los principios de desarrollo de la base administrativa, así como en la optimización de los sistemas que permita el logro de los objetivos estratégicos sectoriales. Para el personal de la CCENB es un gran reto a la innovación, generar nuevos productos y/o servicios con una estructura organizacional con procesos efectivos, este nuevo desafío los lleva a emplear nuevas habilidades mediante la aceptación del trabajo integral, convirtiéndose en colaboradores con mayor autonomía, más allá de libertad de acción, educación, criterio, con perfiles para el servicio integral, y no con aptitudes para llevar a cabo procesos mecánicos, monótonos y únicos; enfrentar esto implica el modificar su estructura organizacional funcional a procesos que garanticen un excelente portafolio de productos y/o servicios a sus usuarios. En este contexto, la validación de la Estructura Organizacional para la calidad de la gestión de los procesos administrativos de la CCENB, constituirá un apoyo para estandarizarlas y medirlas, creará conciencia de la necesidad de admitir conceptos de calidad, como una maniobra que posibilite la concepción del trabajo por procesos, en sucesión de la tradicional modalidad de trabajo por funciones. Una estrategia conveniente para lograr lo mencionado anteriormente consiste el sistema de mejoramiento continuo (kaizen) y sus herramientas como: Organización por procesos, Orientación al cliente, Control total de la calidad, Robótica, Círculos de calidad, Sistemas de sugerencias, Automatización, Disciplina en el lugar de trabajo, Mantenimiento productivo total, Kamban, Mejoramiento de la calidad, Justo a tiempo, 12 Cero defectos, Actividades en grupos pequeños, Relaciones corporativas trabajadores – administración, Desarrollo de nuevos productos, entre otras; que han apoyado a concebir una forma de pensamiento orientado al proceso y creación de estrategias que fortalezcan el mejoramiento continuo, y que implique a las personas de cada uno de los niveles de la jerarquía organizacional. Organización por Procesos.- Considerándose como un sistema que han de desarrollar los asociados de la CCENB para trabajar juntos en forma óptima y se alcance los objetivos estratégicos establecidos en la Planificación Estratégica del Sector, además constituirá una parte esencial de la organización, además de ser el modelo aplicable a cualquier tipo de empresa, se respaldará en las funciones de planeación, organización, dirección, integración de personal y control, lo que conllevará a la CCENB la consecución de sus objetivos estratégicos; y Procesos.- Definidos como lasucesión de actividades interdependientes orientadas a la obtención de un resultado destinado a un usuario interno o externo, que agregará valor a un insumo y que contribuirá a la satisfacción de una necesidad manifestada por los componentes. Las normas de procesos establecerán las responsabilidades de los ejecutores de las actividades que conformarán un proceso y harán énfasis en el quien hace que. La metodología del presente proyecto se respalda en los lineamientos del enfoque cualitativo, que se caracteriza por iniciar con el problema que enfrenta la organización de la CCENB, y estar sustentado en la variable de organización por proceso para lograr una disminución de la ineficacia; se aplica un marco teórico sobre la base de una valiosa bibliografía y experiencia profesional; por otra parte con la ayuda de la estadística inferencial se logra un diagnóstico de alto nivel para que el modelo diseñado sea de utilidad institucional. Lo fundamental de la investigación es el diagnóstico situacional, en razón de que el proceso que se emprende es para remediar el problema que enfrenta la organización, procediendo a la identificación de las posiciones que generan que la organización sea incompetente, logrando comprobar que el portafolio de productos y/o servicios que provee a la colectividad cultural, no responden a las necesidades y expectativas planteadas. La considerable información referente al tema que se origina en el entorno es bastante amplia, razón por la cual el presente trabajo emplea dos tipos de investigación, la documental que consiste básicamente en la presentación selectiva de lo que los especialistas de una u otra manera ya han declarado o escrito sobre las 13 organizaciones estructuradas sobre la base de procesos, y la de campo a través de la aplicación de encuesta y la observación. La primera se establece con la provisión de testimonios orales y escritos de los dueños de los procesos, la incidencia tanto a nivel personal como institucional, y la segunda se caracteriza por el contacto directo con el objeto de estudio, que permite elaborar la Estructura Organizacional para la calidad de la gestión de los procesos administrativos de la CCENB. En el procedimiento para la aplicación de la propuesta se ha ejecutado el Plan de manejo de actividades, el establecimiento del diagnóstico a través del método FODA de la situación actual de la CCENB, evidencia que la organización por funciones no es competitiva para su gestión y toma de decisiones, por lo que se determina que no cuenta con los medios apropiados para el cumplimiento de su función básica de manera efectiva, lo que no permite mejorar su productividad como unidad generadora de valor, esto se refleja en el diseño de productos y/o servicios que no cumplen con las necesidades y expectativas de la colectividad cultual, además vienen presentando principalmente problemas en cuanto a sus procesos administrativos y financieros tales como la centralización de las responsabilidades, control administrativo y toma de decisiones; la inexistencia de planes bien definidos acorde a las necesidades de los escenarios en que se desenvuelven; la participación limitada y colaboración de sus miembros en la formulación de objetivos y estrategias que contribuyan al desarrollo de la misma; así como la reducida gestión de calidad de su portafolio de productos; y la inexistencia de parámetros que permitan valorar la gestión y el desempeño actual en general, analizar los factores internos y externos y realizar una propuesta de mejoramiento; lo que conducirá a reducir costos, minimizar tiempos, mejorar la comunicación e información, renovar la gestión del servicio al cliente, eliminar actividades que no generan valor, simplificar los procesos, anticiparse al cambio, entre otros. Se ha realizado el inventario-diccionario de procesos, una vez identificado los procesos claves en la organización como: los Macro Procesos , Procesos, Subprocesos, procedimientos, así como sus productos y/o servicios donde pasaremos de un Estructura Organizacional Funcional a uno basado en Procesos, realizando un levantamiento y análisis de los mismos, organizándose, comprendiendo, simplificando, implementando, midiendo y controlando los procesos, sobre la base del análisis de la información 14 contenida en el documento denominado Reglamento Orgánico por Procesos de la Institución, el mismo que lograintegrar los procesos en los niveles de gobernantes o también identificados como gerenciales o estratégicos, de gestión o identificados como agregadores de valor, operativos o primarios y finalmente los de apoyo o denominados Habilitantes, de soporte o secundarios, se analizó y se definió la esencia de la misión y visión para establecer la cadena de valor de la institución, que determina los implicados en proporcionar los productos de valor a los clientes, con el fin de obtener ventaja competitiva y contribuir a la validación de la Estructura Organizacional para la calidad de la gestión de los procesos administrativos de la Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión” Núcleo de Bolívar, importante y valioso para su futuro. Se socializó la Estructura Organizacional basadas en procesos y el Orgánico Funcional de la CCENB, en la sesión extraordinaria de Directorio de la CCENB del 23 de junio del 2011, los miembros de Directorio y el personal de la institución está convencido de las ventajas que ofrece el Reglamento Orgánico por Procesos, en el desarrollo de las tareas y la necesidad de manejar información precisa y veraz que facilitará almacenar, ordenar, procesar y emitir resultados convirtiéndose en una herramienta sólida que oriente hacia el futuro en la toma de decisiones acertadas para lograr prever y resolver problemas, de manera que la idea de esta propuesta, tiene la posibilidad de éxito en la consecución de los objetivos, por lo que el Directorio de la CCENB procede a la validación a través del dictamen consensuado y determinando fecha de ejecución el 11 de julio del 2011. Luego de un mes de ejecución de la Estructura Organizacional y del Reglamento orgánico de la CCENB, se ha determinado los siguientes beneficios: Apoya al logro de los objetivos estratégicos de la Institución. Establece un modelo de gestión. Mejora la coordinación y ejecución de actividades Facilita la distribución eficaz de recursos Permite a la organización centrarse en los clientes Aumenta la capacidad de la organización para competir 15 Siendo el Reglamento Orgánico por Procesos una herramienta gerencial que orienta el direccionamiento de la Institución, así como también permitió establecer las funciones y responsabilidades de las unidades que constituyen su estructura, para el cumplimiento de la misión y visión Institucional. También debe considerarse que la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público (EX -SENRES), establece la Norma Técnica de “Diseño de Reglamento o Estatutos Orgánicos de Gestión Organizacional por Procesos”, la misma que es difundida mediante el Registro Oficial No. 251, de abril 17 de 2006, y que deberán ser cumplidas por las instituciones del sector público. Por último, el diseño del informe del proyecto con una orientación cualitativa presentado en este documento se encuentra organizado por la INTRODUCCIÓN, el mismo que cita los aspectos considerados antes del proyecto, como el problema, justificación, informe de logros es decir los objetivos, el informe sobre la comprobación de la hipótesis, variables, y la operacionalización de la hipótesis y el procesamiento de datos de la investigación para la comprobación de la hipótesis;Capítulo I denominadoMARCO TEÓRICO, cuyo contenido muestra de manera precisa los elementos teóricos - metodológicos sustento de la aplicación práctica desarrollada de la investigación, la teoría científica en donde se redacta detalladamente y corresponde a los antecedentes investigativos, conjunto de indicadores que dan soporte al problema y respondiendo a las variables y su relación, el mismo que expresa el nuevo enfoque de participación de la Casa de la Cultura Núcleo de Bolívar,la base legal sobre la cual se respaldan, así como su organización y elementos, objetivos del presente trabajo de investigación e idea a defender; el Capítulo II señalado como ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS, en donde se redacta precisando los lineamientos concernientes a los métodos, técnicas e instrumentos utilizados para la obtención de datos, además se determina las estrategias de cambio, realizando el procedimiento para la aplicación de la propuesta, ejecutando el plan de manejo de actividades; Capítulo III definido como ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS PARA LA CASA DE LA CULTURA ECUATORIANA “BENJAMÍN CARRIÓN”, NÚCLEO DE BOLÍVAR, que detalla de modo pormenorizado las diferentes fases para estructurar el modelo de organización por procesos; finalmente el Capítulo IVidentificado como 16 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, que manifiesta los pensamientos finales de esta investigación, adicionalmente se completa el desarrollo del proyecto con la publicación de referencias bibliográficas, netgráficas, anexos, la declaración de propiedad de la investigación y autorización de ejecución del presente trabajo por parte de la Casa de la Cultura Núcleo de Bolívar.