Reestructuración del proceso contable de la empresa Progransa S.A. - Idrovo Flores, Perla (2011)
La empresa PROGRANSA S.A no ha tenido actualizaciones en sus procesos contables desde hace nueve (9) años y ha seguido en la utilización de sistemas obsoletos, provocando que exista duplicación de funciones que tienen procesos que no dan valor agregado, para obtener los resultados, tales como: • Diarios manuales; se realizan para que sean digitados en el sistema, en este proceso se usan los siguientes recursos: 1 libro diario y 2 personas, 1 para hacerlo manual y otra para digitarlo. • Cálculos manuales: Por la falta de funcionabilidad del sistema, no se puede hacer cálculos sistemáticos, por lo cual se utiliza la sumadora, para luego digitarlos en el sistema con la suma total. • Exceso de documentación, las mismas que son detalladas:  Se tiene archivos físicos desde 1900 hasta la actualidad.  No utilizan sistemas informáticos  Aún se realizan memos manuales  Duplicación de archivos (mismo documentos en poder de diferentes personas de la misma área) • Facturación, recibo de cobro y retención manual, estos son tipeados a máquina de escribir, lo que causa error en digitación, los recursos utilizados son: el personal de ventas, contabilidad y recepción (realizando la misma función por separado, obteniendo un resultado en común). • Cálculo de costos: Este se lleva en una hoja de cálculo, llamada Lotus, la misma que está implementada desde los inicios de la empresa. Este sistema no permite copiar información de una hoja a otra los mantiene como archivos. • Kardex manuales: Todavía se los realiza en hojas cuadriculadas y luego son enviadas al departamento contable para pasarlos a Excel. (4 personas). Como objetivo general de esta tesis se tiene el reestructurar el departamento contable disminuyendo procedimientos obsoletos y repetitivos con el fin de optimizar los recursos. Teniendo los siguientes objetivos específicos: a. Analizar los procesos y funciones para conocer a fondo la situación actual de la compañía b. Detectar por medio de flujogramas las funciones repetitivas e innecesarias para optimizar tiempos. c. Corregir los procesos actuales para evitar los desperdicios de recursos. d. Recurrir a las herramientas existentes para prescindir de inversiones. e. Establecer los procesos modificados en el departamento contable con el fin de tener resultados confiables e información oportuna. Para realizar esta actualización del proceso contable vamos a implementar las siguientes metodologías: • Realizando Observación Directa • Entrevista en profundidad, jefe del Departamento Contable Usaremos estos métodos con el fin de conocer el impacto que tendría una modificación de esta envergadura en los sistemas contables. Nuestra propuesta es reestructurar todas las áreas que tienen relación colateral con el departamento Contable, eliminar procesos repetitivos que no permiten la agilidad y eficiencia para presentar resultados del estado real que se encuentra la compañía. Recomendamos los siguientes puntos: Se debe de capacitar al personal en talleres de trabajo en equipo; es necesario ya que no existe una comunicación clara entre los empleados, no tienen buenas relaciones interpersonales, el ambiente laboral se torna pesado entre departamentos y en muchos casos dentro de los mismos. Cursos de informática en especial a los jefes de áreas que por su tiempo en la organización mantienen el mismo sistema manual de llevar los registros que involucran sus funciones. En el área de Producción se necesita de forma urgente cursos de Seguridad Industrial e implementarlos dentro de la empresa, para evitar accidentes laborales. Con la reestructuración que planteamos se requiere que el departamento de ventas cambien las políticas de cobro, crédito, codificación de clientes. Que se planteen metas de ventas y según el cumplimiento de las mismas se paguen las comisiones como incentivo a los colaboradores. Se debe implementar el uso del correo electrónico en todas las áreas, para que sustituya el exceso de documentación. La información que llega al departamento contable debe de ser a diario, para evitar acumulación de documentos y evitar procesos transitorios. Se deben establecer fecha de entrega de la información que proporciona el departamento de producción, para poder realizar el cierre del periodo mensual en el tiempo pertinente. En todos los departamentos se deben de suprimir los procedimientos manuales, utilizando las herramientas que posee la empresa. Implementar un sistema informáticos integrados para la compañía, que tenga módulos de facturación, contabilidad, inventarios, recursos humanos, de los cuales estén enlazados para dar resultados inmediatos, ya que el que existe actualmente es solo para llevar los registros del área contable, y aun así no es recomendable para el departamento. Crear el departamento de recursos humanos o contratar una persona especializada en ello, ya que no existe una selección correcta de personal y pago adecuado, estas funciones actualmente la realiza el departamento contable El responsable del departamento contable debe asimilar los errores que tienen y no resistirse al cambio ya que la única perjudicada es la organización. Con respecto a los valores de caja chica, no se debe incluir los gastos de las compañías relacionadas con PROGRANSA, para evitar futuras sanciones por los entes reguladores.