Estudio y aplicación de la Gestión Electrónica de Documentos en la U.P.S. - Cantos Guamán, Omar Santiago (2006)
Hoy en día, en la mayoría de países que cuentan con una estructura tecnológica eficiente, está presente un fuerte proceso de transición que busca cambiar la forma como se lleva y mantiene la información en las diversas oficinas que conforman las organizaciones. Si retrocedemos un poco en el tiempo, veremos que hace algunos años parecía un sueño que todos los trámites y operaciones que debía realizar un departamento, se pudieran realizar de forma digital (a través del computador y con soporte en firmas digitales). Pero esto ha cambiado, ya que en la actualidad podemos contar con potentes herramientas que nos permiten compartir archivos, enviar y recibir correo electrónico, realizar video conferencias, chats, foros de soporte, agendas de trabajo en línea y muchos otros servicios de gran interés. Es por esto que consideramos que las instituciones de nuestro país, y con mayor razón nuestra querida universidad, no pueden quedarse rezagadas en el manejo de este tipo de metodologías y herramientas informáticas. La razón de esta tesis es por lo tanto conocer estas herramientas (pero partiendo de su metodología) para gestionar un sistema que permita convertir a nuestras antiguas oficinas en modernos centros de gestión de información. Así los departamentos de nuestra universidad y de otras organizaciones (si en un futuro se comercializa y desarrollan ciertos aspectos de esta metodología), tendrán la posibilidad de obtener notorios beneficios en la eficiencia de ejecución de operaciones, recursos invertidos para realizar dichas operaciones, lo que repercutirá en la calidad de la organización en general y los aspectos económicos que tienen que ver con el mantenimiento de los departamentos mencionados. En el Capítulo I del presente trabajo, se estudiarán las herramientas metodológicas que nos permiten modelar un Sistema de Gestión Documental (S. G. D.). Al final de este capítulo se estudiarán de forma concreta las firmas digitales, ya que esto nos dará la proyección necesaria para conocer de forma breve cual es el soporte legal que deben manejar los documentos dentro de una organización. Una vez que nos hemos familiarizado con la herramienta que nos va a permitir crear los modelos de gestión documental, en el Capítulo II entramos a analizar cuáles son las normativas para desarrollar estos modelos y que modelos tenemos que construir para poder establecer nuestro S. G. D. específico. Finalizamos este capítulo con un breve estudio sobre los servicios de búsqueda documental. En el Capítulo III entramos a analizar los procesos de gestión de documentos con los que cuenta nuestra universidad, a fin de escoger un área de enfoque para el desarrollo de un proyecto piloto y la selección de un conjunto de procesos que serán implementados en dicho proyecto. Al entrar al Capítulo IV, se realizará un estudio comparativo entre las 3 principales herramientas de gestión documental que existen en la actualidad, a fin de establecer cuál de ellas se adapta de mejor manera a la realidad de los departamentos de la Universidad Politécnica Salesiana (para ello se deberá analizar la situación de la universidad, así como su realidad). En el desarrollo del Capítulo V se estudiará con más detalle la herramienta de gestión documental que se eligió en el capítulo anterior, con el fin de tener una base teórica sólida para poder llevar a cabo el proyecto piloto. Finalmente en el Capítulo VI se aplicarán todos los elementos metodológicos y científicos estudiados en los capítulos anteriores para poder implementar un proyecto piloto que nos permita observar de forma práctica los beneficios y capacidades que poseen las herramientas de gestión documental.