Diseño de un sistema contable-financiero de la Asociación Consulnac-RHV., ubicado en la Provincia de Pichincha, en la Ciudad de Quito, periodo 2015 - Lopez Caizaluisa, Cristina Enith (2016)
La Asociación Consulnac RHV, tiene 8 meses de creación por lo que se trata de una entidad nueva en la actividad económica de la fiscalización de obras civiles viales, razón por la cual carece de un sistema contable financiero para el procesamiento eficiente y eficaz de la información que se genera diariamente a consecuencia de la actividad principal de la asociación, por lo que la emisión de reportes no son oportunos y confiables. Además dicha información no constituye una herramienta para la toma de decisiones gerenciales relacionada con la planificación, organización, dirección y control; a su vez esta situación implica el incumplimiento con los requerimientos de los organismos de control. La persona responsable de la administración y supervisión de la asociación es el Procurador Común, quien carece de conocimientos administrativos dado que su profesión es de Ingeniería Civil, además por su grado de ocupación ha llegado a descuidar la gestión financiera y administrativa; por lo que en la actualidad la asociación es administrada de forma empírica. Dado que la administración de la asociación actualmente es empírica se han suscitado varios problemas de carácter administrativo y financiero siendo la ausencia de un sistema contable-financiero uno de los más relevantes a raíz del cual existen deficiencias en la administración de clientes, proveedores, efectivo, nómina y veracidad en la emisión de estados financieros. Con lo concerniente a la administración de clientes existen falencias en lo relacionado a la gestión de cobro ya que al tratarse de una entidad pública los cobros suelen llevar un tiempo promedio de 30 días afectando de esta manera la liquidez de la asociación que no cuenta con los recurso en efectivo suficientes para cumplir con sus obligaciones contraídas con proveedores, empleados y el pago de servicios generales. A más de lo señalado, las facturas dirigidas al cliente son emitidas de manera duplicada provocando el disgusto entre colaboradores, la administración y sobretodo en el cliente quien se crea una imagen negativa de la institución. En lo referente a la administración de proveedores las debilidades identificadas tienen que ver con la administración de la documentación ya que en muchos casos no existe la factura que soporte o respalde la prestación del servicio o adquisición del bien, en otros, los documentos son entregados de forma tardía, razón por la cual no se puede realizar el respectivo pago, elaborar el comprobante de retención e incluir dentro de la declaración mensual de impuestos. Por causa de pagos tardíos la empresa pierde credibilidad en el mercado, negándoles futuros créditos. En lo que respecta a la administración del efectivo ante la ausencia de políticas no se realiza un seguimiento del movimiento de las cuentas corrientes de la asociación llegando en determinados casos a la presencia de cheques protestados por falta de liquidez. Así también el manejo de un fondo rotativo que tiene como finalidad cubrir gastos menores, al momento de realizar la respectiva reposición no se cuenta con los comprobantes de venta que soporten o justifiquen el gasto incurrido. Además la administración de la nómina es deficiente ya que la contratación de empleados en los campamentos se lo realiza de forma aislada a la oficina central donde se desconoce con exactitud la fecha de ingreso o salida de los trabajadores lo que origina multas y sanciones por parte de las entidades de control como son el IESS y Ministerio de Trabajo. La problemática anteriormente indicada impide elaborar estados financieros con alto grado de razonabilidad y oportunidad, además la información económica y financiera de la Asociación es procesada a través de hojas de cálculo de Excel que no permiten obtener información al igual que un sistema contable que genera reportes de libro diario, mayores, balance de comprobación, estados financieros, declaraciones de impuestos, anexos entre otros. Así también, la falta de una estructura administrativa como la usencia de un manual de funciones, impide que el personal conozca con claridad y certeza cuáles son sus responsabilidades y funciones dentro de la entidad, por lo que se presenta duplicidad de actividades y una inadecuada distribución de la carga laboral, afectando de esta manera negativamente las relaciones entre los miembros del equipo de trabajo. Por otra parte la falta de políticas claramente definidas y por escrito, que constituyan una guía para la toma de decisiones cotidianas, originan que el subordinado recurra de manera permanente hacia su jefe inmediato para saber qué decisión o acción debe realizar ante situaciones irrelevantes, dado que el subordinado no cuenta con autoridad para tomar decisiones de carácter operacional. Finalmente, cabe indicar que la Asociación Consulnac RHV, no cuenta actualmente con procedimientos, que permitan conocer en forma secuencial y lógica cada una de las actividades que se deben realizar con la finalidad de cumplir con un determinado proceso, originando la pérdida de tiempo y de recursos financieros. Lo anteriormente indicado ha impedido que el procesamiento de la información se lleve a cabo dentro de un sistema, razón por la cual es indispensable llevar acabo el diseño y ejecución del mismo ya que de no hacerlo las consecuencias son muy graves como la sanción por parte de organismos de control por el incumplimiento de información veraz y oportuna, así también la imposibilidad de conocer la situación económica y financiera real de la Asociación Consulnac RHV.