Plan para la reestructuración de la cadena logística de importación para la empresa Arquilight Cía. Ltda. - Burbano Minango, Estefania Alejandra (2016)
Arquilight Cía. Ltda. es una empresa dedicada al campo de la iluminación, audio y domótica ofreciendo nuevas alternativas de diseño y funcionalidad, lamentablemente durante los últimos años no se ha establecido un sistema logístico de importación y un cuadro de mando, lo que ha ocasionado un funcionamiento doméstico e ineficiente de sus procesos de importación. A esto se suman las restricciones y salvaguardas establecidas en el último año que obligan a la empresa a ser más eficiente en la reducción de costos para poder mantener sus productos en el mercado. Durante el año 2013 se suscitaron graves errores logísticos dentro de la organización, esto provocó que la empresa sea sujeto de cuantiosas multas y retrasos en el proceso de importación, dando como resultado un periodo de inestabilidad financiera por el capital congelado que se encontraba invertido. La empresa no lleva un registro óptimo de todos los gastos involucrados en los procesos de importación, especialmente en los costos de transferencias al exterior que pueden llegar a representar más de un 5% sobre el valor FOB de la mercadería, debido a que la variedad de marcas que se manejan obliga a la empresa a tener relaciones con varios proveedores, por lo que una importación puede llegar a consolidar mercadería de hasta 6 proveedores diferentes, y esto a su vez representa transferencias múltiples dependiendo de los términos de pagos manejados con el proveedor, tomando en cuenta que cada transferencia tiene un costo por transacción de $55,49. Otro punto de gran importancia es la planificación oportuna de los recursos asignados a la adquisición de nueva mercadería, por lo tanto es importante tener el capital inmediato requerido para cubrir los costos y gastos de las importaciones que estén directamente asociados con tiempos de importación como: pago de aranceles, bodegaje, servicios de aduana, entre otros; esto evitará pagos por demoraje o recargos por pagos tardíos que encarecen el producto y a su vez se desperdician los recursos monetarios. En la revisión de precios realizada para el inicio de este plan de reestructuración se detectaron varias fallas en el cálculo de los Precios de Venta al Público (P.V.P), por lo que sea hace necesario el planteamiento de nuevas políticas de establecimiento y control en los precios de los productos de importación. Uno de los principales giros de la empresa es el desarrollo y puesta en marcha de proyectos tanto de iluminación cuanto de domótica, lo que demanda una planificación adecuada de las importaciones tomando previsiones para las variables que se puedan presentar desde el momento en que se firma el contrato hasta el momento de ejecución, lamentablemente al no tener una cadena logística estructurada de forma adecuada se han dado muchos errores en el cálculo de los precios ofertados al cliente al momento de la firma del contrato, provocando que en muchas ocasiones se coloque en los contratos precios con márgenes de utilidad sumamente bajos. Los costos de importación actuales de Arquilight Cía. Ltda. son altos debido a que no se maneja tiempo óptimos de consolidación de carga, lo que ocasiona que se importe mercadería de forma fraccionada dando como resultado mayores costos de transporte, costos fijos y capital congelado. La empresa terciariza sus operaciones de importación y por tanto no posee una diversificación de proveedores de servicios logísticos dentro de su cadena de importación, lo que marca su dependencia de una sola empresa logística, lo que sin lugar a duda reduce la rentabilidad y le impide mejorar sus costos de importación. Adicional, se hace visible una falta de planificación estratégica dentro de los pedidos de importación puesto que la comunicación y reportes de inventario son ineficientes, ocasionando muchas veces que se solicite cantidades por debajo de lo requerido para mantener un nivel adecuado de stock o en su defecto se solicitan cantidades excesivas o productos que no son adecuados para nuestro mercado. Todo este panorama se crea por la falta de conocimiento del movimiento de carga dentro del mercado internacional y las alternativas para reducir los costos de importación. La empresa al no contar con un profesional en comercio exterior ha basado su operación en la dependencia de operadores logísticos cuyos costos son elevados. La empresa se ve en la necesidad de reestructurar su cadena logística de importación ya que el dinamismo del mercado actual demanda mayor eficiencia que se vea reflejada en mejores precios para el consumidor final, de no obtenerse menores costos de importación la empresa seguirá ofertando en ocasiones precios fuera de mercado. La empresa se proyecta a manejar proyectos de iluminación con el estado, lo cual va a ser imposible al no manejar costos y tiempo óptimos de importación que pueden acarrear precios fuera de mercado y graves multas por retrasos. Es imperante la revisión de las políticas y criterios para el establecimiento del P.V.P de los productos, así como políticas de descuentos que cubran los costos fijos de la empresa y generen un margen de utilidad óptimo. Una estructuración de la cadena logística permitirá que la empresa mejore sus costos de importación ofreciendo precios más competitivos en volúmenes y tiempos oportunos. Una planificación adecuada permitirá la optimización de recursos y procesos, garantizando un buen desempeño del negocio. Adicionalmente, la formulación de una matriz de mando será de gran aporte para el registro y control de los costos así como fuente de partida para establecer el Precio DDP de la mercadería sobre el cual se aplicara la utilidad esperada. Una cadena logística óptima, también es de suma importancia para el cálculo proyectado de los precios que se ofertarán en los proyectos ejecutables a largo plazo con una visión clara del comportamiento de las importaciones y el análisis de las variaciones que pueden presentarse en el tiempo, permitirán tomar las previsiones necesarias dentro de los precios ofertados en los contratos garantizando una rentabilidad adecuada. Manejar políticas eficientes generará el crecimiento organizacional y financiero de la empresa, incrementando su capacidad de inversión en nuevas líneas de productos y desarrollo de nuevos productos. El 80% de la mercadería que maneja la empresa es importada, lo que marca la dependencia de sus operaciones de importación, las mismas que deben ser óptimas para un crecimiento sostenido de la compañía. Un mal cálculo de precios está ocasionando que la empresa no logre generar un margen de rentabilidad adecuado después de cubrir todos sus costos fijos.