Diseño de un modelo de gestión de auditoría de los activos fijos de la Universidad Politécnica Estata del Carchi - Gutierrez Villarreal, Milena Del Rocio (2015)
Los procedimientos de auditoría dentro de las instituciones de educación superior constituyen la base para un buen funcionamiento, a través de un control de los activos fijos permitirá cuantificar, medir y mejorar los resultados económicos expresados en términos monetarios, debido a que están obligados a presentar informes de auditoría a la Contraloría General del Estado y con esto se podría evitar perjuicios como glosas, sanciones, multas entre otros Para el desarrollo de un Modelo de Gestión para la auditoría de los activos fijos, en primera instancia se debe definir el flujo de las actividades actuales y reconsiderarlo al detalle para evitar las interfases, cambios de área o de persona responsable de cada tarea. Cada proceso tiene como principio y fin pero no es ajeno en su responsabilidad de cada funcionario de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi a quien se le entregó. Para reforzar y poner en marcha un proceso tal como se ha definido, es conveniente los lineamientos legales, el registro y ubicación de los activos fijos, su codificación, establecer indicadores, objetivos, recurso humano y un responsable, de la misma forma que ha sido realizado en trabajo con la organización en su conjunto. Dentro del estudio de investigación se hace mención también al plan estratégico, porque con ello la dirección recoge la decisiones estratégicas corporativas que ha adoptado además se establece la ruta a seguir en lo que aspectos fundamentales de la Universidad referente a sus ejes de acción como son lo académico, la investigación la vinculación con la sociedad y la gestión , definiendo específicamente lo que hará en los próximos años, para lograr una institución competitiva que le permita satisfacer las expectativas de sus diferentes grupos de interés. La planeación estratégica, se entenderá como un proceso que arranca con la aplicación de un método para obtener dicho plan y a partir de aquí, con un estilo de dirección que permita a la entidad mantener su posición competitiva dentro de un entorno en permanente cambio. En base a lo planificado se establece un presupuesto para proceder a la adquisición de nuevos activos según las necesidades de cada una de las áreas. Un análisis del macroentorno está formado por todos los factores externos que influyen sobre las decisiones y resultados de la institución, son factores que no puede controlar y que influyen en su estrategia empresarial y cuyas características, se los establece por medio de procesos comparativos entre la UPEC versus otras entidades que efectúen su misma función operativa. En tanto que el entorno específico o micro entorno delimita el tipo de actividad que la institución desarrolla, para el caso de estudio es el sector educativo a nivel de entidades de educación superior y quiénes son sus competidores. El análisis de la capacidad estratégica de una organización es importante para averiguar si sus recursos y capacidades se ajustan al entorno en el que opera. Por tanto, el análisis interno persigue básicamente identificar las fortalezas y debilidades que tiene la universidad La auditoría de gestión es el examen que se efectúa con el fin de emitir un informe referido a la evaluación de la economía y eficiencia de las operaciones (productividad, auditoria de desempeño), la eficacia en el cumplimiento de los objetivos establecidos por la dirección de la entidad, desvíos entre los objetivos planificados y los alcanzados, los aspectos relacionados con el código de ética empresarial, la equidad social en el manejo de los recursos y el respeto por el medio ambiente. Esta requiere de mayor importancia ya que sus efectos tienen consecuencias que mejoran en forma apreciable el desempeño de la organización. La denominación auditoría de gestión funde en una, dos clasificaciones que tradicionalmente se tenían: auditoría administrativa y auditoría operacional. La auditoría de gestión presenta una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acciones correctivas para identificar las causas operacionales y posteriores y explican síntomas adversos evidente en el eficiente manejo de los activos fijos. La auditoría de gestión tiene como propósito identificar las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. La auditoría de gestión determina si las actividades que se ejecutan para la revisión de los activos fijos de la UPEC bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el de determinar si cada unidad académica o administrativa cumple con los procedimientos de auditoria establecidos en el manejos de la propiedad planta y equipo dadas; en consecuencia se dan variados informes, las respectivas partidas presupuestarias así como también los Estados Financieros. La auditoría de gestión determinará si se ha realizado alguna omisión o mal interpretación en cuanto a políticas, procedimientos y prácticas contables que no están acordes al control de los activos fijos de la universidad. Establecer el grado en que la entidad y los funcionarios han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados. Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de compras si se hubiesen realizado. Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la gestión y manejo de los bienes de la institución, es decir que conste en la planificación operativa de los departamentos o unidades de la entidad universitaria. La Unidad de Auditoría debe verificar que la entidad de educación superior cumpla con la normativa y demás disposiciones legales y técnicas que le son aplicables al sector público, así como también con principios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos ambientales, según cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados. Para que el Modelo de Gestión funcione con éxito es importante implementar programas efectivos de auditoria los mismos que pueden ser modificados según sea necesario para incluir los hallazgos obtenidos durante la ejecución del trabajo.